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Titre
Text copied to clipboard!Chef de Secrétariat
Description
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Nous recherchons un Chef du Secrétariat hautement organisé et expérimenté pour superviser et coordonner les activités administratives et de secrétariat au sein de notre organisation. Le candidat idéal aura une solide expérience en gestion de bureau, en coordination d'équipe et en communication professionnelle. Il ou elle jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'administration, en assurant la fluidité des processus internes et en soutenant les cadres supérieurs dans leurs tâches quotidiennes.
Le Chef du Secrétariat sera responsable de la supervision d'une équipe de secrétaires et d'assistants administratifs, de la gestion des agendas, de la planification des réunions, de la rédaction de documents officiels, ainsi que de la gestion des communications internes et externes. Il devra également veiller à la conformité des procédures administratives et à l'optimisation des outils de gestion documentaire.
Ce poste exige une grande rigueur, un excellent sens de l'organisation, ainsi qu'une capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais. Le Chef du Secrétariat devra faire preuve de discrétion, de diplomatie et d'une grande capacité d'adaptation dans un environnement professionnel dynamique.
Les responsabilités incluent également la gestion des fournitures de bureau, la coordination avec d'autres départements, la préparation de rapports administratifs, et la participation à l'amélioration continue des processus internes. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion est indispensable.
Nous valorisons les candidats ayant une formation en administration, en gestion ou dans un domaine connexe, ainsi qu'une expérience significative dans un poste similaire. Une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise, et la connaissance d'autres langues constitue un atout.
Rejoignez notre équipe et contribuez activement à l'efficacité et à la performance de notre organisation grâce à vos compétences en gestion administrative et en coordination d'équipe.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Superviser l'équipe de secrétariat et coordonner les tâches quotidiennes
- Gérer les agendas et organiser les réunions
- Assurer la rédaction et la mise en forme de documents officiels
- Gérer les communications internes et externes
- Veiller à la conformité des procédures administratives
- Optimiser les outils de gestion documentaire
- Assurer la gestion des fournitures de bureau
- Préparer des rapports administratifs réguliers
- Collaborer avec les autres départements pour assurer la fluidité des opérations
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe
- Expérience significative dans un poste similaire
- Excellente maîtrise du français écrit et oral
- Compétences avérées en organisation et en gestion du temps
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Capacité à diriger une équipe et à déléguer efficacement
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Excellentes compétences en communication
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
- Connaissance d'autres langues est un atout
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en gestion d'équipe administrative ?
- Comment gérez-vous les priorités dans un environnement dynamique ?
- Avez-vous déjà mis en place des procédures administratives ?
- Quels outils bureautiques maîtrisez-vous ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations sensibles ?
- Avez-vous une expérience dans la rédaction de documents officiels ?
- Comment gérez-vous les conflits au sein d'une équipe ?
- Êtes-vous à l'aise avec la coordination inter-départements ?
- Quelle est votre disponibilité pour commencer ce poste ?
- Parlez-vous d'autres langues que le français ?
